General Terms and Conditions of Warendorf
GENERAL TERMS AND CONDITIONS WARENDORF
Description of the Warendorf partnership
1. Warendorf (the “Firm”) is a partnership of individuals and private companies with limited liability. A list of partners will be provided upon request.
Principal – mandatary
2. All instructions of the client(s) are exclusively accepted and carried out by the Firm, also when it is the intention, explicitly or implicitly, that the instructions will be carried out by any specific person(s). Sections 404 and 407, subsection 2 of Book 7 of the Civil Code shall not apply. [1]
Use of services of third persons and their liability
3a. The Firm may engage the services of third persons for carrying out the client’s instructions. When expedient and feasible the Firm shall consult the client before turning to third persons, but it shall at all times observe the required standard of care in selecting such third persons.
3b. When the services of third persons are engaged for carrying out the client’s instructions the Firm may accept a limitation of their liability in carrying out the client’s instructions.
3c. The Firm may require the client to itself engage the services of third persons directly when e.g. substantial costs will be involved in the rendering of the services.
3d. The Firm shall not be liable for any shortcoming, lack of care or non-feasance of third persons irrespective whether their services were engaged by the Firm or by the client.
General limitation of liability
4a. The Firm’s liability shall always be limited to the amount paid out in the matter under the Firm’s professional liability insurance policy/policies, increased by the amount of the own risk for the account of the Firm under the terms of the policy.
4b. If and to the extent, for whatever reason, no payment is made under its professional liability insurance policy/policies, the Firm’s liability shall be limited to three times the Firm’s fee charged to and actually collected from the client on account of its carrying out the client’s instructions which gave rise to liability, with a maximum of EUR 100,000.
Limitation of liability in connection with loss to persons and property
4c. If a loss for which the Firm is liable is caused to persons or property by or in connection with the carrying out of the client’s instructions or otherwise, such liability shall be limited to the amount paid out in the matter under the Firm’s general liability insurance policy/policies, increased by the amount of the own risk for the account of the Firm under the terms of the policy.
Safeguarding by the client
5a. Instructions are exclusively carried out on behalf of the Firm’s client so that no right whatsoever is vested in any third persons in the contents of work performed for the client (e.g. opinions, documents, correspondence and pleadings) or in its conduct (including taking no action) unless the Firm informed the third persons involved in writing and in unambiguous terms that such rights vest in them and the manner and extent to which this shall be so.
5b. When the client provides the contents of the Firm’s work to third persons, it shall be bound towards the Firm to point out to such third persons that the work and services rendered were performed subject to these General Terms and Conditions. Whenever third persons wish to make use in any way of the contents of such work or conduct, they will be bound by the provisions of these General Terms and Conditions.
5c. The client shall safeguard and hold the Firm harmless against and in respect of any claims, including costs made and to be incurred by the Firm in connection therewith, of third persons which in any way relate to the services rendered by the Firm for the client, unless these have arisen due to gross negligence or willful conduct of the Firm.
Calculation of fees and invoicing
6a. Unless otherwise agreed, the fees due by the client shall be based on the number of hours spent multiplied by the applicable hourly rate, which shall be established by the Firm from time to time.
6b. Notarial work for which a compulsory scale of fees is applicable pursuant to the regulations of the Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (Professional Organisation of Civil Law Notaries or KNB) shall be charged with due observance of these regulations.
6c. For normal office expenses, e.g. postage, cost of telephone, fax and copying a fixed charge of 6% of the fees shall be made.
6d. Disbursements paid by the Firm on behalf of the client shall be invoiced separately.
6e. All amounts shall be exclusive of V.A.T.
6f. The Firm’s notes of fees to the client must be paid within 14 days from their date. In case of default of timely payment the Firm may charge legal interest. [2] Extra-judicial costs of collection may be charged by the Firm at a fixed rate of 10% of the unpaid amount of the note(s) of fees, unless the actual extra-judicial costs exceed such percentage, in which case the Firm may charge the higher amount.
General comments – Dispute clause
7. The stipulations in these General Terms and Conditions have been made not only for the Firm but also on behalf of its partners, the directors of its partners and of all persons who work or have rendered services for the Firm and of all persons whose services are or have been engaged for the Firm for carrying out any instructions of the client or who are or have been involved in any way in the carrying out of the client’s instructions.
8. These General Terms and Conditions shall also apply in respect of supplemental and consecutive instructions of the client.
9. The legal relationship between the Firm and the client shall be subject to Netherlands law. The Firm’s complaint procedure for lawyers (advocatuur) applies to work performed by or assigned to lawyers (advocaten) of the Firm. The Complaints and Dispute Settlement Scheme of the KNB applies to notarial services provided by the Firm. The complaint procedures can be found at https://www.warendorf.nl/complaints-procedure-rules/ and the Complaints and Dispute Settlement Scheme of the KNB can be found at www.knb.nl and at www.degeschillencommissie.nl/english/.
10. These General Terms and Conditions have been made in the Dutch and English languages. In the case of a dispute in respect of the contents or implication of these terms, the Dutch text shall prevail.
These General Terms and Conditions have been deposited at the Clerk’s office of the District Court in Amsterdam on 19 July 2022 (nr. 38/2022) and published on the Firm’s website.
[1]
Section 404
If a contract for services has been entered into in contemplation of a person conducting a profession or business together with the provider of services or in his employment, that person must himself perform the work necessary for the execution of the services, except to the extent that it follows from the contract for services that these may be performed by other persons under his responsibility; the foregoing is without prejudice to the liability of the provider of services.
Section 407
1 Where two or more clients have entered together into a contract for services, they are solidarily (jointly and severally) liable to the provider of services.
2 Where two or more providers of services have entered together into a contract for services, each of them is liable for the whole in the event of a failure in the performance, unless the failure is not attributable to him.
ALGEMENE VOORWAARDEN WARENDORF
Omschrijving maatschap Warendorf
1. Warendorf is een maatschap van natuurlijke personen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Een lijst van vennoten wordt op verzoek toegezonden.
Opdrachtgever – opdrachtnemer
2. Alle opdrachten van cliënt(en) worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de maatschap Warendorf, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een of meer bepaalde perso(o)n(en) zal worden uitgevoerd. De toepasselijkheid van artikel 7:404 BW en de toepasselijkheid van artikel 7:407, tweede lid, BW worden uitdrukkelijk uitgesloten.
Inschakelen derden – aansprakelijkheid derden
3a. Warendorf is bevoegd derden in te schakelen bij de uitvoering van een opdracht van cliënt. Warendorf zal bij het inschakelen van derden voor zover opportuun en mogelijk vooraf overleggen met cliënt en Warendorf zal bij de selectie van derden in ieder geval de nodige zorgvuldigheid in acht nemen.
3b. Het komt voor dat derden, die voor de uitvoering van een opdracht van cliënt worden ingeschakeld, hun aansprakelijkheid ter zake willen beperken. Warendorf is bij alle opdrachten van cliënt eveneens bevoegd om een aansprakelijkheidsbeperking van de door Warendorf ingeschakelde derden te aanvaarden.
3c. Van cliënt kan door Warendorf worden verlangd dat cliënt zelf en rechtstreeks derden inschakelt. Met name zullen door cliënt zelf en rechtstreeks derden dienen te worden ingeschakeld indien met de uitvoering van de door de derden te verrichten werkzaamheden voor cliënt aanzienlijke kosten zijn gemoeid.
3d Warendorf is niet aansprakelijk voor tekortkomingen, onzorgvuldigheden of andere onrechtmatige gedragingen van derden, ongeacht of de derden door Warendorf of door cliënt worden ingeschakeld.
Algemene aansprakelijkheidsbeperking
4a. Iedere aansprakelijkheid van Warendorf is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval op grond van de door Warendorf gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden ten laste van Warendorf komt.
4b. Indien en voor zover – om welke reden dan ook – geen uitkering op grond van voornoemde beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag gelijk aan drie maal het door Warendorf aan cliënt in rekening gebrachte en door cliënt daadwerkelijke voldane honorarium ter zake de opdracht in het kader van de uitvoering waarvan de aansprakelijkheid is ontstaan, doch met een maximum van EUR 100.000,=.
Beperking aansprakelijkheid i.v.m. schade aan personen en zaken
4c. Indien door of in verband met de uitvoering van een opdracht van een cliënt of anderszins schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor Warendorf aansprakelijk is, zal die aansprakelijkheid zijn beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval op grond van de door Warendorf gesloten algemene aansprakelijkheidsverzekeringen(en) wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden ten laste van Warendorf komt.
Vrijwaring door cliënt
5a. De uitvoering van de opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van de cliënt van Warendorf. Derden kunnen aan de inhoud van de voor de cliënt verrichte werkzaamheden (zoals akten, adviezen, correspondentie en processtukken) noch aan gedragingen (waaronder niets doen) van Warendorf enig recht ontlenen, tenzij door Warendorf aan de desbetreffende derden schriftelijk en ondubbelzinnig is medegedeeld dat, op welke wijze en in welke mate zij daaraan rechten kunnen ontlenen.
5b. Indien cliënt de inhoud van de voornoemde werkzaamheden aan derden verstrekt, is cliënt jegens Warendorf gehouden die derden er op te wijzen dat de werkzaamheden en de daarmee samenhangende gedragingen werden verricht onder de toepasselijkheid van deze Algemene Voorwaarden. Indien derden van de inhoud van de werkzaamheden of gedragingen op enigerlei wijze gebruik maken, zijn die derden aan de inhoud van deze Algemene Voorwaarden gebonden.
5c. Cliënt vrijwaart Warendorf tegen alle aanspraken – de door Warendorf in dat verband gemaakte en te maken kosten inbegrepen – van derden, die op enige wijze samenhangen met de werkzaamheden die door Warendorf voor cliënt zijn verricht, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van grove nalatigheid of opzet van Warendorf.
Berekening honorarium en facturering
6a. Tenzij anders overeengekomen, wordt het door de cliënt verschuldigde honorarium berekend aan de hand van het aantal bestede uren vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven. Deze uurtarieven worden van tijd tot tijd door Warendorf vastgesteld.
6b. Notariële werkzaamheden waarvoor op grond van verordeningen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (“KNB”) dwingende regels gelden over de hoogte van het in rekening te brengen tarief, zullen met inachtneming van deze regels in rekening worden gebracht.
6c. Voor vaste kantoorkosten (zoals bijvoorbeeld porti, telefoon-, fax-, en kopieerkosten) zal een percentage van 6% van het honorarium in rekening worden gebracht.
6d. Verschotten (onkosten) die door Warendorf ten behoeve van cliënt worden betaald, zullen apart in rekening worden gebracht.
6e. Alle bedragen zijn exclusief B.T.W.
6f. De door Warendorf aan cliënt verzonden declaraties dienen binnen 14 dagen, gerekend vanaf factuurdatum, te worden voldaan. Bij gebreke van tijdige betaling is Warendorf gerechtigd de wettelijke rente, alsmede buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. De buitengerechtelijke incassokosten die Warendorf gerechtigd is in rekening te brengen, worden vastgesteld op 10% van het bedrag van de niet betaalde declaratie(s), tenzij de (daadwerkelijke) buitengerechtelijke incassokosten meer bedragen, in welk geval Warendorf is gerechtigd deze hogere bedragen in rekening te brengen.
Algemene opmerkingen – geschillenclausule
7. De bedingen in deze Algemene Voorwaarden zijn niet alleen gemaakt voor Warendorf, maar mede gemaakt ten behoeve van haar vennoten, de bestuurders van haar vennoten, van al diegenen die voor Warendorf werkzaam zijn of waren en alle personen die bij de uitvoering van enige opdracht van een cliënt zijn ingeschakeld (geweest) dan wel op enigerlei wijze bij de uitvoering van enige opdracht van cliënt zijn betrokken (geweest).
8. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten van cliënt.
9. De rechtsverhouding tussen Warendorf en cliënt is onderworpen aan het Nederlands recht. De klachtenregeling Warendorf (advocatuur) is van toepassing op de werkzaamheden verricht door of opgedragen aan advocaten van Warendorf. Op de notariële dienstverlening door Warendorf is van toepassing de Klachten- en geschillenregeling van de KNB. De klachtenregelingen zijn te vinden op https://www.warendorf.nl/complaints-procedure-rules/ en de Klachten- en geschillenregeling KNB op www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.
10. Deze Algemene Voorwaarden zijn in de Nederlandse en Engelse taal opgesteld. In geval van geschil over de inhoud of strekking van deze voorwaarden, zal de Nederlandse tekst bindend zijn.
Deze Algemene Voorwaarden zijn op 19 juli 2022 ter griffie van de Rechtbank Amsterdam gedeponeerd onder depotnummer 38/2022 en opgenomen in de website van Warendorf.